Yliopiston etusivulle In English
Helsingin yliopisto
Yleisen kielitieteen laitos

Yhteystiedot

Yleisen kielitieteen laitos

PL 24 (Unioninkatu 40)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO

Puhelin +358 (09) 1911 (vaihde)
Faksi +358 (09) 191 28313

Henkilöstö-, talous- ja hallintoasiat

SIVUA PÄIVITETÄÄN PARHAILLAAN.

Tämän sivun sisältö on luokiteltu seuraavasti:

Palkkaaminen ja työsuhdeasiat

Työsopimukset ja määräykset

Uusien työntekijöiden tulee täyttää henkilötietolomake (06)sekä joko työsopimus (03) tai nimittäminen määräaikaiseen virkasuhteeseen (02). Lomakkeet löytyvät Almasta.

Palkkaukseen liittyvät hallinnolliset toimenpiteet tehdään nykyään keskustan palvelukeskuksessa. Niiltä osin, kun asiaa hoidetaan laitoksella, kontaktihenkilönä on yleisen kielitieteen ja kieliteknologian osalta Johanna Ratia. Päivi Väätänen hoitaa pääosan MonAKO:n palkkausasioista. Esittelijänä palkkausasioissa toimii Johanna Ratia (kaikkien kolmen oppiaineen osalta), joka myös lähettää laitoksen johtajan allekirjoittamat sopimukset joko palvelukeskukseen tai tiedekuntaan.

Hankkeiden työntekijöiltä edellytetään yleensä tekijänoikeuksia koskeva erillinen sopimus, jonka hankkeen vastuullinen johtaja valvoo (koskee aina Tekesin ja EU:n hankkeisiin palkattavia).

Luennoitsijavieraiden palkkiot

Määräykset, lähdeverokortit ja maksun mahdollinen saaminen kassasta: kuted ed. Tarvittavat lomakkeet löytyvät Almasta: kotimaiset vierailijat: lomake 15 Palkkio; ulkomaalaiset vierailijat: lomakkeet Guest lecture fee, Application for a tax at source card sekä (Iso-Britannian kansalaiset)Certificate of Residence. Huom! Tämäkin siirtynee tulevaisuudessa palvelukeskuksessa hoidettavaksi.

Sivutoimet

Sivutoimista on tehtävä anomus tai sivutoimi-ilmoitus erillisten ja nimenomaisten sivutoimia koskevien ohjeiden mukaan.

Lomat

Ajankohdat ilmoitetaan Johanna Ratialle jolta myös saa tietoa ansaitun loman pituudesta ja muista säännöistä. Lomalle lähtijän on syytä kertoa etukäteen lomansa kesto työtovereilleen ja lisäksi laittaa asianmukainen lappu ovelleen. Erittäin suositeltavaa on laittaa lomista ja matkoista kotisivulleen tieto. Muiden kuin (kokonaistyöaikaa noudattavan) opetushenkilökunnan tulisi lisäksi täyttää lomake 10 Poissaoloilmoitus ja toimittaa se laitoksen kansliaan.

Infrastruktuuri

Tilat

Työskentelypaikoista ja työhuoneista päättää laitoksen johtaja. Amanuenssi Johanna Ratia valmistelee tiloja koskevat asiat ja ylläpitää tarvittavia luetteloita huoneista ja henkilöistä. Avaimet saa vaihtimestari Anders Enqvistiltä hakemusta vastaan (avainhakemuslomakkeita saa Johanna Ratialta.

Puhelimet

Uusien alanumeroiden tilaaminen, vanhojen siirtäminen jne. sekä sisäisen puhelinluettelon uudistaminen tarvittaessa:

  • Yleinen kielitiede ja kieliteknologia: Johanna Ratia
  • MonAKO: Päivi Väätänen.

Kalusteet

Lisäkalusteiden hankinta: Johanna Ratia.

Kirjoittimet

Kirjoittimet siirtyivät v. 2008 alusta Yliopistopainon haltuun ja hoitoon. Yliopistopaino hankkii paperit, värijauheet ja järjestää tarvittaessa huollon. Paperi on samaa kuin kopiokoneissa ja sen lisäämisestä huolehtivat käyttäjät itse. Tulostetuista sivuista maksetaan Yliopistopainolle taksan mukainen hinta, joten tulostamista on syytä hyvin tarkkaan säännöstellä, sillä taksan mukaan kopiot maksavat kaksi kertaa niin paljon kuin hankinta-, väriaine- ja paperikuluista tuli ennen. Yhteyshenkilönä Johanna Ratia.

Konttoritarvikkeet

Johanna Ratia huolehtii siitä, että paperia, kyniä, kumeja, kansioita, lehtiöitä, levykkeitä ym. on riittävästi varastossa.

Kopiokoneet

Yliopistopaino hankkii koneet ja toimittaa niissä tarvittavat paperit ja värikasetit. Laitoksen vastuulla on mm. kutsua tarvittaessa huolto paikalle ja katsoa, että tarvikkeet eivät pääse loppumaan, yhdyshenkilönä Johanna Ratia.

Tietokoneiden käyttöympäristö

Vakiopalvelut kuten luokkien ja työhuoneiden työasemat ovat Tietotekniikkaosaston kampuspalvelujen ylläpidossa, yhdyshenkilönä Miroslav Lehecka.

Sähköposti ja Vallilassa sijaitsevat Unix/Linux (yhteiskäyttöiset) palvelimet ovat Tietotekniikkaosaston hoidossa. Lisäksi erityisesti kieliteknologian oppiainen käyttää CSC:n Kielipankin palveluja olennaisesti. Laitoksella ei siis ole omaa ATK-tukea, mutta kurssien vastuuopettajien tulee hyvissä ajoin ennen kunkin lukukauden alkua suunnitella ja sopia, mitä ohjelmia ja ATK-ympäristöjä kursseilla käytetään. Tiedekunnan ja Kielipankin ATK-tuki asentaa yhdessä sovitut ohjelmat yhteisesti sovittavan aikataulun mukaan. Vastuuhenkilönä näiden palveluiden järjestämisen osalta on Kimmo Koskenniemi.

MonAKOn ATK-tuesta, ks MonAKOn sivuilta kohdasta ATK.

Laitoksella laaditaan tarvittaessa ohjeita suositeltavien ja tuettujen sähköposti-, tekstinkäsittely-, verkkoselain- ym. ohjelmien suhteen, jotta käytettäville ohjelmille voidaan turvata riittävä ylläpito ja tuki.

Hyvinvointi

Työterveys

Laitoksen henkilökuntaa hoitavat Mehiläisen lääkärit ja työterveydenhoitajat. Yhdyshenkilönä NN.

Työsuojelu

Työsuojelusta vastaa yliopiston työsuojeluyksikkö, jonka paikallinen työsuojeluvaltuutettu on Jari Tolvanen. Laitoksen yhdyshenkilönä toimii NN.

Laitoksen työtilojen tai opetustliojen sisäilmaa koskevissa ongelmissa ja epäilyissä käännytään laitoksen johtajan puoleen, joka välittää asian yliopiston työsuojelun selvitettäväksi.

Hankinnat ym.

Hankintoja voivat tehdä ainoastaan oppiaineiden vastuuhenkilöt (Kimmo Koskenniemi, Fred Karlsson, Lauri Carlson), projektien johtajat (edellisten lisäksi Seppo Kittilä, Anssi Yli-Jyrä) tai heidän valtuuttamansa henkilöt. Hankinnasta syntyvien laskujen oikean käsittelyn ja reitityksen vuoksi on välttämätöntä jo tilausta tehtäessä huolehtia eräiden tietojen täsmentämisestä, sillä laskut kulkevat muutamaa eri reittiä. Välttämättömät tiedot ovat vastuualue ja projektinumero. (1-tilin eli budjettivarojen kohdalla projektinumero on 799001.) Nämä tiedot tulisi pyytää merkittäväksi laskuunkin. Ilman riittäviä tietoja käsittelystä aiheutuu ylimääräistä työtä.

  • Palvelukeskukselle siirrettyjen projektien (ProoF, Kittilän Akatemian projekti, Yli-Jyrän Akatemian projekti, EU-CLARIN) varoista tehdyt hankinnoista tiedot lähetetään Aija Hannilalle (Aija.Hannila ät helsinki.fi, Projektihallintoyksikkö Topelia, PL 59 (Unioninkatu 38 D))
  • Yleisen kielitieteen ja kieliteknologian budjettivaroin (ja mahdollisista projekteista, joita ei ole siirretty palvelukeskukseen) tehdyistä hankinnoista tiedot lähetetään Johanna Ratialle.
  • Käännöstieteen budjettivaroista (ja mahdollisista projekteista, joita ei ole siirretty palvelukeskukseen) tehdyistä hankinnoista Johanna Hirvoselle.

Jos on epäselvyyksiä siitä, mikä projektinumero tai vastuualue on kyseessä, käänny oppiaineen tai projektin vastuuhenkilön puoleen ja edelleen amanuenssin puoleen selvittääksesi asian ennen tilausta.

Tiedon voi usein kätevimmin toimittaa lähettämällä kopion siitä sähköpostista, jolla tavara tai palvelu tilataan ja/tai siitä saadusta tilausvahvistuksesta.

Laskutusosoite

Laitoksen maksettavaksi tulevat laskut pitää lähettää yliopiston yhteiseen laskutusosoitteeseen ja laskussa pitää ehdottomasti olla laitoksen nimi, vastuualue (ja projektinumero):

Helsingin yliopisto
PL 7138
01051 LASKUT

Laitteiden hankkiminen

Tietokonelaitteiden hankinnat hoitaa Miroslav Lehecka. Laitoksen ATK-ylläpitäjät varmistavat keskenään aitteiden yhteensopivuutta ja tietoturvaa koskevat asiat. Hankinnasta tulee aina tiedottaa Johanna Ratialle. Laskuihin tulee merkitä tilaaja (ks. alla).

Laiterekisteri

Yliopisto ja laitos on velvollinen pitämään laitteista rekisteriä, joka edellyttää a.o. merkintöjen tekemistä hankintalaskun tilitietolomakkeeseen. Tietokonelaitteista on myös erillinen luettelo, jota pitää Miroslav Lehecka.

Kirjojen hankkiminen

Ehdota kirjan hankintaa joko Fred Karlssonille (yleinen kielitiede) tai Kimmo Koskenniemelle (kieliteknologia). Jos he puoltavat pyyntöäsi, se lähetetään edelleen Johanna Ratialle, joka hoitaa hankinnan kirjastoon.

Tavaroiden ja tarvikkeiden hankkiminen

Rahoituksen varmistuttua toimita tilauksen tiedot Johanna Ratialle. Varmista erityisesti, että sinulla on oikea laskutusosoite

Laskujen käsittely

Paperilaskut (lähinnä ulkomaiset laskut sekä yksityishenkilöiden laskut ja ulkopuolisten matkalaskut) menevät ensin Johanna Ratialle kansliaan, jossa ne varustetaan tilitietolomakkeella ja tarkistetaan numerotietojen osalta. Tämän jälkeen lasku menee tarvittaessa asialliseen tarkistukseen, sitten takaisin Johanna Ratialle, joka hoitaa laskuun hyväksynnän laitoksen johtajalta tai a.o. hankkeen vastuulliselta johtajalta. Käännöstieteen laskut käsittelee Johanna Hirvonen.

Suurin osa laskuista tulee kuitenkin nykyään Rondon kautta yliopiston yhteiseen laskutusosoitteeseen lähetettynä. Ne kulkeutuvat joko palvelukeskukseen, Johanna Ratialle (yleinen kielitiede, kieliteknologia) tai Johanna Hirvoselle (Käännöstiede); he puolestaan ohjaavat laskut hyväksyjälle. Rondossa ei asiallisen tarkastuksen mahdollisuutta ole, joten yleisen kielitieteen laskut menevät laitoksen johtajan lisäksi hyväksyttäväksi Fred Karlssonille ja käännöstieteen Lauri Carlsonille.

Matkat

Matkamääräys

Ennen matkalle lähtemistä on lähtijän tehtävä matkasuunnitelma WebTraveller-järjestelmässä. Jotta matkasuunnitelma ohjautuisi oikeaan paikkaan käsiteltäväksi, siinä tulee mainita vastuualue sekä projektinumero:

  • Ns.1-tililtä eli budjettivaroista maksettavien matkojen kohdalla projektinumero on 799001
  • Mikäli et ole varma oikeasta vastuualueesta tai siitä, onko kyseessä budjettivaroita maksettava matka, tarkasta oppiaineesi vastuuhenkilöltä (Kimmo Koskenniemi kieliteknologia, Fred Karlsson yleinen kielitiede, Lauri Carlson käännöstiede).
  • Jos kyseessä on projektin varoista maksettava matka, tarkasta projektisi johtajalta projektinumero ja vastuualue.

Valmiiksi kuitattu matkasuunnitelma siirtyy WebTravellerista Rondoon (ja muuttuu matkamääräykseksi) Johanna Ratialle (yleinen kielitiede, kieliteknologia) tai Johanna Hirvoselle, jotka ohjaavat sen hyväksyttäväksi laitoksen johtajalle Kimmo Koskenniemelle; yleisen kielitieteen matkasuunnitelmat menevät sen lisäksi hyväksyttäviksi myös Fred Karlssonille ja ja käännöstieteen matkasuunnitelmat Lauri Carlsonille.

Matkamääräyksen ansiosta matka tapahtuu virkamatkana(vrt. valtion matkustussääntö.)

Huomaa, että matkasuunnitelmaa ei voi tehdä jälkikäteen. Huomaa myös, että jos sinulle sattuu jotain ulkomaille suuntautuvalla virkamatkalla, eikä matkamääräystä ole, yliopisto ei voi korvata vahinkoja. Vaikka sinulla olisi omakin vakuutus, sekään todennäköisesti ei kata työ/virkamatkalla tapahtuneita onnettomuuksia. Johanna Ratia

Matkaennakko

Yleensä matkustaja maksaa kulut ja velkoo matkalaskulla yliopistolta. Erityisissä tapauksissa voidaan ottaa matkaennakkoa, joka hoidetaan matkamääräyksen yhteydessä.

Lentoliput

Lentoliput on tilattava Arean kautta; jos tilaat liput itse, sinulla on oltava matkasuunnitelma/määräys valmiina.

Junaliput

Laitoksella on VR:llä tili, johon liittyvillä shekeillä tai kortilla voi maksaa junamatkansa. Näin matkustajan ei tarvitse panna likoon omia rahojaan ja yritysasiakkaana laitos saa lipuista jonkun verran alennusta.

Matkalaskut

Matkalaskut hoidetaan pääosin sähköisesti WebTraveller-järjestelmässä. Tositteet toimitetaan Johanna Ratialle, käännöstieteen vastaavasti Johanna Hirvoselle. Palvelupisteeseen siirrettyjen projektien (ProoF, Seppo Kittilän Akatemian projekti, Anssi Yli-Jyrän Akatemian projekti, EU-CLARIN) tositteet lähetetään Aija Hannilalle osoitteeseen Keskustan kampuspalvelukeskuksen talous- ja projektipalvelut / Topelia, PL 59. Tositteisiin tulisi liittää maininta siitä, mihin matkalaskuun ne liittyvät (yliopiston henkilönumero + matkalaskun numero: molemmat löytyvät WebTravelleristä).

Matkalaskuihin liittyy yllättävän paljon byrokraattisia säännöksiä, jotka on syytä tarkistaa asiantuntevasti jo laitoksella. Liitä matkalaskuun alkuperäiset tositteet ja lentolipun viimeinen, matkustajalle jäävä osa. Matkalaskut on syytä tehdä välittömästi matkan jälkeen; viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä, vuodenvaihteessa heti.

Lentoyhtiöiden klubit

Työmatkoja ja vapaa-ajan matkoja koskevat lentoyhtiöiden bonuspisteitä keräävät klubit on pidettävä erillään toisistaan, eli kumpaakin lajia varten eri jäsenyys. Ks. Almasta ohjeita kohdasta "Talous ja matkustaminen"

Loman yhdistäminen virkamatkaan

Loman yhdistäminen virkamatkaan ei normaalisti ole suotavaa eikä kannattavaa. Ks. Almasta ohjeita kohdasta "Talous ja matkustaminen". Huom! Saatat joutua maksamaan paluumatkan omasta pussistasi!

Julkaisut ja tiedotus

Julkaisumyynti

Laitos myy vähäisessä määrin julkaisujaan, myyntiä m.l. hinnoittelua ja laskutusta hoitaa Johanna Ratia.

Julkaisusarjat

Laitoksella on neljä julkaisusarjaa: (1) Publications of the Department of General Linguistics, University of Helsinki, (2) Technical Reports of the Department of General Linguistics, University of Helsinki (3) Internal Communications and Preprints sekä (4) Opetusmonisteita. Painatus voidaan hoitaa Yliopistopainossa tai muualla, mutta tarjous on pyydettävä ainakin Yliopistopainolta. Julkaisemista varten tarvitaan esimiehen asettaman toimituskunnan myönteinen kanta sekä varmistus rahoituksesta. Käytännön järjestelyissä painatuksen ja yhtenäisen ulkoasun suhteen ota yhteys Johanna Ratiaan.

Väitöskirjat

Tiedekunnan kanslian toimittamien erillisten ohjeiden mukaan ottaen huomioon mm. elektronisen julkaisemisen tuomat helpotukset väittelijälle (vähempi määrä ilmaiskopioita riittää). Ks. myös kohdasta Opinnäytteet ja valmistuminen

Tilit ja momentit

Raportit

Laitoksen ja hankkeiden rahojen käytön seuraamiseksi tarvittavia raportteja (talous- ja palkkaraportit AdeEkosta ja Ilmistä) tuottaa Johanna Ratia.

Tilien avaaminen

Hankkeiden käynnistyessä tarvittavat tilien avaamiset hoitaa yleensä joko Hanna Westerlund tai Johanna Ratia.

Projektien tilitykset

Tarvittavat raportit ja laskut hoitaa yleensä Johanna Ratia.

Muu laskutus

Pro eLaskutus -järjestelmällä: Johanna Ratia

Hallintoasioita

Johtoryhmä

laitoksen johtoryhmän sihteerinä toimii johtoryhmän puheenjohtaja. Ks. laitoksen johtoryhmän sivu, jossa on myös aiempien vuosien pöytäkirjoja.

Raportointi

Julkaisut

Jokainen laitoksen työntekijöistä erikseen pitkin vuotta hoitaa itse yhden kappaleen julkaisua Johanna Ratialle, joka toimittaa sen edelleen rekisteröitäväksi JULKI-rekisteriin.

Hankkeet

Uuden hankkeen käynnistyessä hankkeen tiedot tulee toimittaa Johanna Ratialle, joka vie tiedot TUHTI-rekisteriin. Niistä hankkeista, jotka jatkuvat, hankkeen vastuuhenkilö tarkistaa TUHTI-rekisterin tiedot ja toimittaa päivitykset Johanna Ratialle.

ASTI, MUTI, YHTI

Vuoden alussa Johanna Ratia vie henkilökunnalta edellisen vuoden lopulla kerätyt tiedot yliopiston osaamistietokantoihin: asiantuntijatietokantaan (ASTI), muun tieteellisen toiminnan tietokantaan (MUTI) ja yhteiskunnallisen vaikuttamisen tietokantaan (YHTI).