Yliopiston etusivulle Suomeksi
Helsingin yliopisto
clt310pro: Projektinhallinta - kevät 2006

Yhteystiedot

Yleisen kielitieteen laitos
PL 9 (Siltavuorenpenger 20 A)
00014 Helsingin yliopisto

Puhelinvaihde +358 (09) 1911
Faksi +358 (09) 191 29307

Mikä on projekti?

"PROJEKTI on sarja ainutlaatuisia, monimutkaisia ja toisiinsa kytkeytyviä toimintoja, joilla on yksi tavoite tai päämäärä ja jotka pitää toteuttaa määrätyssä ajassa, määrätyllä budjetilla ja määrättyjen spesifikaatioiden mukaan."

- Projektin määritelmä (Project Management Body Of Knowledge eli PMBOK 1996)

Tämän kurssin puitteissa sana 'projekti' käsitetään seuraavasti:

Projekti on:

  • työ joka tehdään kerran
  • ongelma jolle on suunniteltu ratkaisu

Ongelma puolestaan:

  • on ero nykytilanteen ja tavoitteen välillä, missä jokin estää eron nopean kiinnikuromisen
  • ei ole triviaali

Sana projekti on peräisin latinan käsitteestä pro-iectum, jossa pro voidaan ajatella joko eteen tai ulos. Iectum puolestaan on iacere-verbin partisiipin perfekti ja tarkoittaa heitettyä. Alkuperäinen ajatus on siis ollut 'ulos' tai 'eteen heitetty', ehdotus. Projekti on siis eräänlainen ehdotus tavaksi hoitaa jokin asia. Sanaa projekti on käytetty englannissa nykymerkityksessä 1400-1600-luvuilta eteenpäin (OED).

Mikä projekti ei ole?

Projekti ei ole ohjelma. Ohjelma on kokoelma projekteja, joilla on yhteinen (abstrakti) tavoite. Ohjelmat ovat tyypillisesti erittäin suuria tai monimutkaisia projektikokonaisuuksia, kuten esimerkiksi Yhdysvaltain avaruusohjelma tai vaikkapa GNU-projekti. Ohjelmaan kuuluvilla yksittäisillä projekteilla on kullakin oma tavoitteensa. Ohjelman projektien tavoitteet puolestaan ovat ohjelman yhteisen tavoitteen mukaisia. Ohjelman projekteja hallinnoidaan ja johdetaan yhtenäisesti.

Olennaista on erottaa keskenään myös projekti ja prosessi. Prosessi eli toiminto on toistuva, kun taas projekti on ainutlaatuinen. Projekti on myös ajallisesti rajallinen. Projekti on lähestymistavaltaan vallankumouksellinen siinä missä prosessin suoritus optimoituu evolutionaarisen muutoksen myötä. Projektissa muutos tapahtuu kertaheitolla ja prosessissa pikkuhiljaa. Projekti on kokonaisuutena epätasapainoisempi prosessiin nähden. Vastaavasti myös projektin tavoitteet ovat epätasapainoisempia. Projekteissa vetävänä voimana on nyky- ja toivetilanteen välinen ristiriita. Prosesseissa on status quon ylläpitäminen.

Projektien resurssit ovat kasassa ainoastaan projektin ajan. Toiminnan resurssit pyritään ylläpitämään pysyvinä ja jatkuvasti käytettävinä. Projekteissa työntekijöiden on määriteltävä toimenkuvansa tavoitteiden perusteella. Toiminnoissa työntekijät voivat pitäytyä kehittämissään rooleissa.Projektissa on pystyttävä vastaamaan uusiin, ennen kokemattomiin tilanteisiin. Projektissa tärkeintä on toimiva lopputulos eikä miten se saadaan aikaan. Projekteissa tehtävän ainutlaatuisuus pitää sisällään epävarmuutta projektin tavoitteiden saavuttamisen suhteen. Projekteissa on hallittava riskejä ja epävarmuutta. Toiminnoissa ratkaisut ongelmatilanteissa tehdään kertyneen kokemuksen perusteella ja lopputuloksesta on suurempi varmuus.

Mistä projekti koostuu?

Projekti koostuu elementeistä. Se on sarja toimintoja, joilla on määrätty järjestys. Yhden toiminnan/tehtävän tuotos on toisen syöte. Projektilla on määrätty alku ja loppu.

Projektia ei ole toteutettu sellaisenaan aikaisemmin eikä tulla toteuttamaan täysin sellaisenaan myöhemminkään. Ero voi olla toteuttamiseen liittyvässä riskissä ja epävarmuudessa ja sen hallinnassa. Toiminnot eivät ole yksinkertaisia tai itseään toistavia vaan vaativat erityisosaamista, luovaa panosta ja harkintaa. Toimintojen väliset riippuvuudet ovat keskeisiä, koska toiminnot liittyvät toisiinsa sarjoina.

Projektin päämääränä on tyydyttää asiakkaan tai sponsorin toivomukset. Käytössä olevat resurssit (ihmiset, raha ja aika) ovat rajoitetut spesifikaation mukaan. Tavoitteen puitteissa tähdätään tiettyyn toiminnallisuuteen ja laatutasoon. Toimitettavan tuotteen täytyy vastata asiakkaan toiveita.

Keskeisessä asemassa ovat projektin laajuus, projektiin kuluva aika ja projektin kustannukset. Laajuus on tässä kontekstissa projektien tuottamien tuotteiden ja palvelujen (tuotteen toiminnallisuus ja lopputuloksen laatu) summa. Projekti on pyrittävä toteuttamaan koko, mutta vain koko, laajuudessaan! Kustannuksilla tarkoitetaan projektin tarvitsemia resursseja ylipäänsä.

Miksi projekti?

Projektit tarjoavat mahdollisuuden joustavaan toimintaan. Ne voidaan käynnistää ja koota vastaamaan tiettyyn tarpeeseen, minkä jälkeen kyseiset resurssit (~ihmiset) voidaan ohjata uusiin tehtäviin. Projektit nopeuttavat organisaatioiden reagointikykyä luomalla yhä dynaamisemman toimintaympäristön.

Esimerkkejä projekteista

  • http://www.pmforum.org/library/case.html
  • Human Genome Project
    • 15 vuoden kesto
    • identifioida ihmisen kaikki (arviolta) 80 000 geeniä
  • Internet2
    • nopeampi tietoverkko akateemiseen käyttöön
  • Kanadan valtion hankintatoimen kehittämisprojekti
  • Terveydenhuollon kehittamiisprojekti Suomessa
  • ESA: Ariane 5
  • Yhdysvaltain laivasto: High-flyer F-14
  • Pyramidit, katedraalit, Eiffel-torni, Sydneyn oopperatalo, Kiasma
  • Ruotsin Akatemian murresanakirja
    • aloitettu jo 1800-luvulla
    • edennyt 2000 mennessä kirjaimeen 'T'
  • Oxford English Dictionary (OED)
  • Mikä ei olisi projekti: esim. GNU-projekti? (lisää myöhemmin)

Ensimmäisen kerran kysymykset

  1. Missä projekteissa olet itse ollut mukana? Mikä teki niistä projekteja?
  2. Maarittele lyhyesti seuraavat käsitteet:
    • projekti
    • prosessi
    • ohjelma