Yliopiston etusivulle Suomeksi
Helsingin yliopisto
clt310pro: Projektinhallinta - kevät 2006

Yhteystiedot

Yleisen kielitieteen laitos
PL 9 (Siltavuorenpenger 20 A)
00014 Helsingin yliopisto

Puhelinvaihde +358 (09) 1911
Faksi +358 (09) 191 29307

Resurssit ja kustannukset

Projektiaikataulun ja resurssien yhteys

Projektien aikataulu suunnitellaan tyypillisesti siten, että keskitytään ensiksi tehtävien loogisiin yhteyksiin ja oletaan rajattomat resurssit. Varsinainen resurssitarpeiden arviointi alkaa usein vasta projektiaikataulun alustavan suunnittelun jälkeen.

Resurssitarpeita ovat:

  • ihmiset <=> erityisosaamistarpeet
  • tilat
  • laitteistot
  • raha
  • materiaali

Resurssitarpeiden määrittely

Kullekin työpaketille määritellään resurssitarpeet (ihmiset, tilat, materiaalit jne.). Projektiaikataulun ja työpakettien avulla arvioidaan resurssien kulutus kaikkina ajankohtina. Oletettua resurssien kulutusta verrataan sitten käytettävissä oleviin resursseihin.

../pics/088.gif

Resurssitarpeiden laskeminen

Resurssitarpeiden laskeminen aloitetaan pilkkomalla tehtävä pienemmiksi osiksi. Osoitetaan korvaavat tai ylimääräiset resurssit. Esimerkiksi uusista tehtäväkenttää tuntemattomista työntekijöistä voi olla enemmän haittaa kuin hyötyä, sillä he tarvitsevat muilta koulutusta.

../pics/039.gif

Resurssitarpeiden hallinnan (A: 152-153) perimmäisenä päämääränä on resurssien tasainen mutta tehokas kulutus. Yritetään välttää tyhjäkäyntiä sekä suuria heilahteluja tai piikkejä. Tehtävien aloitusta voidaan liikutella pelivaran puitteissa. Vastaavasti tehtäviä voidaan venyttää ja resurssitarpeita ohentaa pelivaran puitteissa.

../pics/090.gif
../pics/091.gif
../pics/092.gif

Kustannusten arviointi ja ositus

Kustannusten osituksen pohjana on itse projektin työn ositus. Kutakin työpakettia vastaan luodaan kustannuselementti (cost account, CA). Kunkin työpaketin resurssitarpeille voidaan arvioida hinta. Näiden pohjalta saadaan projektin kokonaiskustannukset.

Kustannusten ositus (CBS)

../pics/095.gif

Koko organisaation laajuinen kustannusten jako eri kustannustyyppeihin:

  • henkilöstökulut
  • materiaalikustannukset
  • tulot yms.

Kustannustyyppien ositus voidaan kohdistaa projektin työn ja organisaation ositukseen (”kustannuskuutio”). On huomattavasti helpompaa laskea yksittäisten työpakettien kustannusjakaumat eri kustannustyyppeinä kuin arvioida koko projektin kustannusjakauma. Koko projektin kustannusjakauma voidaankin koostaa työpakettien kustannusjakaumasta.

Kustannusten arviointi

Projektin alkuvaiheilla on suurin vaikutus kustannuksiin (A: 155-156). Jopa 85% projektin elinkaaren kustannuksista syntyy tai niihin on sitouduttu ennen kuin itse projekti on varsinaisesti alkanut (ns. sidotut kustannukset, committed costs). Karkeasti yleistettynä 1 euron suunnittelu voi periaatteessa johtaa 8-10 euron säästöihin toteutuksessa. Vaikka suunnittelukustannukset ovat tyypillisesti 10% kokonaiskustannuksista, kyseisessä vaiheessa määrätään 90% projektin kustannuksista.

../pics/114.gif

Alkuvaiheessa päätösten määrä on vähäinen verrattuna loppuvaiheeseen, mutta päätösten keskimääräinen vaikutus ja niihin liittyvät riskivat ovat suuria. Projektin edetessä päätösten määrä kasvaa, mutta niiden vaikutukset ja riskit pienenevät. Kyky arvioida kustannuksia kasvaa projektin edetessä, koska osallisille kertyy kokemusta ja kokonaiskuva projektista paranee. Toisaalta mahdollisuus vaikuttaa kustannuksiin pienenee vääjäämättä loppua kohden. Muutosten hinta on pieni alussa (A: 192), mutta kasvaa projektin edetessä. Jo tehdyt hankinnat tai sopimukset hankittavista ratkaisuista lukitsevat valinnat. Lisäksi muutosten suunnittelu ja niiden vaikutusten huomioiminen itsessään aikaansaa kustannuksia.

../pics/101.gif
../pics/102.gif

Kustannusten arvioinnin yleisperiaatteita (A: 159-160)

Projektin kaikissa vaiheissa on suoritettava jonkinlasta kustannusten arviointia. Tässä osiossa tarkastellaan kyseisiä prosesseja vaihe kerrallaan.

  1. Aluksi on suoritettava toteutettavuusanalyysi. Toteutettavuusanalyysissä tutkitaan, kannattaako projektia ylipäätään lähteä toteuttamaan, tarjoamaan tai pyytämään tarjousta.
  2. Tarjouksen valmistelu: mikä laitetaan tarjouksen hinnaksi.
  3. Budjetointi: miten toteutettavan projektin kustannukset jakautuvat eri työpaketeille.
  4. Toteutus: miten toteutuneet kustannukset vastaavat projektin budjettia.

Arvionnin tarkkuuden periaatteena on ns. Vyöryvä aalto -tekniikka (rolling wave).

Lisäksi kustannuksissa on huomioitava myös:

  • projektin yleiskulut
    • projektin suunnittelu
    • projektin johto
    • tilat
  • organisaation yleiskulut: organisaation projektille tarjoamat tukipalvelut
    • koulutus
    • taloushallinto
    • markkinointi
    • yrityksen strateginen johto
  • verot ja muut vastaavat maksut
  • inflaatio
  • valuuttariskit

Kustannusten lisäksi pitää arvioida varaukset (contingency), joilla katetaan yllättävät kustannukset, riskit ja epävarmuus tiettyyn pisteeseen asti.

Kustannusten arvioinnin tarkkuuksia (A: 161)

American Association of Cost Engineers (AACE)

  • kertaluokka-arvio: -30 – 50%
  • budjetointiarvio: -15 – 30%
  • tarkka arvio: -5 – 15%

Turner (1993)

  • projektiehdotus ja käynnistys: 5%
  • toteuttamispäätös: 20%
  • perussuunnittelun jälkeiset sopimukset: 10%
  • toteutus- ja seurantavaihe: 5%

Projektien toteuttamispäätöksiä tehdään siis merkittävällä epävarmuudella kustannuksista.

Kustannusten arvioinnin menetelmiä (A: 161-162)

  • askelmenetelmä
    • kustannus = funktio(toiminnot, tuotos)
  • eksponenttimenetelmä
    • kustannusuusi = kustannustunnettu x (kapasiteettiuusi/kapasiteettitunnettu)6/10
  • parametrinen menetelmä
    • kustannus = kerroinydinkustannus x ydinkustannus
  • rakenteellinen menetelmä
    • kustannus = komp. kerroinkomponentti x kustannuskomponentti
  • yksityiskohtainen
    • kustannus = tarvike kustannustarvike
  • ylhäältä-alas
    • kustannusarviota tarkennetaan etenemällä hierarkisesti työosituskaaviossa ylhäältä alaspäin kohti yksittäisiä työpaketteja
    • arviot ovat epävarmempia ositushierarkian ylemmillä tasoilla
  • alhaalta-ylös
    • kustannusarvio rakennetaan lähtemällä liikkeelle yksittäisten työpakettin kustannuksista ja koostamalla näistä projektin kokonaiskustannusarvio
    • joitain työpaketteja tai projektin kustannusaspekteja voi jäädä huomaamatta
  • ylhäältä-alas - alhaalta-ylös -rakenteen yhdistelmä suositeltavaa

Vyöryvä aalto

Vyöryvä aalto (A: 166-167) tarkoittaa, että kunakin tarkasteluajankohtana toteutettujen työvaiheiden kustannukset lyödään lukkoon sellaisenaan. Jo toteutuneita kustannuksia ei muuteta. Kustannukset kohdistetaan aina sille ajankohdalle, jolloin ne ovat syntyneet. Lähimmän vaiheen kustannukset tarkennetaan työpakettitasolle. Kaukaisempien vaiheiden kustannukset arvioidaan yleisemmällä tasolla.

../pics/111.gif

Kustannusten arviointi ja toteutuminen:

  • -12 kuukautta: ylimalkainen ”kustannusodotus” lähdettäessä laatimaan projektiehdotusta
  • -6 kuukautta: alihankinnan tarjouspyynnöt -> tarkentuva kustannusodotus
  • -5 kuukautta: sitovat tarjoukset -> ensimmäinen kustannusarvio
  • -4 kuukautta: sopimus yhden toimittajan kanssa -> sidottu kustannus (committed cost)
  • 0-hetki: työ on suoritettu ja lopputulos on luovutettu/vastaanotettu  maksuvelvoitteen synty
  • +1 kuukautta: työn hyväksyminen, laskun vastaanottaminen/lähettäminen
  • usein jonkin aikarajan sisällä, esim. 90 päivää luovutuksesta
  • +2 kuukautta: laskun hyväksyminen vastaanottajaorganisaatiossa
  • +3 kuukautta: laskun näkyminen kustannusseurannassa
  • +4 kuukautta: laskun eräpäivä
  • kansainvälisesti tyypillisesti 90 päivää laskun päivämäärästä

Työn eteneminen ja kustannusten kirjausten eteneminen noudattavat omia tahtejaan. Kassavirran (=rahojen riittävyyden) tarkkailu EI saa jäädä kirjausperiaatteiden jalkoihin.

Kustannusinformaation lähteitä (A: 163)

  • tuottajien julkisesti ilmoittamat hinnat
  • alan kirjallisuus ja lehdet
  • yrityksen omat tiedot aikaisemmista projekteista ja niiden kustannuksista
  • julkiset tietokannat ja tilastot
  • aluksi aina erittäin vaikeaa, mutta helpottuu kokemuksen myötä

Kustannustavoitteiden mukainen suunnittelu (A: 163)

  • design-to-cost
    • projektille asetetaan kokonaiskustannustavoite
    • tämä kustannus jaetaan iteratiivisesti kullekin työn osituksen tasolle aina työpaketteihin asti
    • tavoitteena löytää tekniset ratkaisut, resurssivaatimukset ja aikataulut, jotka toteuttavat annetun kustannustavoitteen
  • projektin lopputuloksen laadun määrää siis projektille annetut kokonaisresurssit (eli hinta/kustannus)

Pohdittavaa

  1. Määrittele lyhyesti
    1. vyöryvä aalto
  2. Kuvaile resurssien ja aikataulun yhteyttä.
  3. Kuvaile eri menetelmiä kustannusten arviointiin.