Yliopiston etusivulle Suomeksi
Helsingin yliopisto
clt310pro: Projektinhallinta - kevät 2006

Yhteystiedot

Yleisen kielitieteen laitos
PL 9 (Siltavuorenpenger 20 A)
00014 Helsingin yliopisto

Puhelinvaihde +358 (09) 1911
Faksi +358 (09) 191 29307

Projektin aikataulutus

Tässä osiossa esitellään projektin toteutusaikataulun yleisimmät kuvaustavat:

  • janakaaviot eli Gantt-kaaviot
  • etapit eli virstanpylväät
  • projektiverkostot eli tehtäväverkot

Aikataulutusprosessi

Aikataulutusprosessin päävaiheet ovat:

  • työpakettien keston arviointi
  • työpakettien keskinäisten riippuvaisuuksien järjestyksen määrittely
  • projektin kokonaiskeston määrittely

Lisäksi on huomioitava:

  • toimintojen liikkumavarat ja kriittinen polku
  • kokonaiskeston muuttaminen

Aikataulutuksen kuvaustavat

Janakaaviot eli Gantt-kaaviot

  • 2-ulotteinen kaavio: työpaketti x aika
  • kullekin työpaketille merkitään kaavioon jana, joka osoittaa työpaketin toteuttamisen aloitusta, lopetusta ja siten kokonaisaikaa
  • ei kerro kuitenkaan työpakettien välisistä riippuvaisuuksista mm. resurssien saatavuuden tai aloitettavuuden tai loogisesta järjestyksestä

Projektiverkostot

  • etappisuunnitelma lisää janakaavioon projektin merkittävimmät virstanpylväät/tapahtumat
  • projektin eteneminen strategisella tasolla

Aikataulun rakentamisen tapoja

  • projektin alusta loppua kohti
  • projektin lopusta alkua kohti
    • helpottaa suunnittelua, mikäli projektin päättyminen jonain tiettynä ajankohtana on tärkeää
  • etappien mukaan
    • etappien väliset työpaketit mahdutetaan etappien väliseen tilaan tai etappien ajankohtia muutetaan

Toimintojen keston arviointiin vaikuttavia tekijöitä

Käytettävissä olevien resurssien määrä voi vaihdella projektin keston aikana. Myös työntekijöiden osaaminen ja aikaansaamiskyky voi vaihdella merkittävästi. Yllättäviä tai ennakoimattomia tapahtumia tulee varmasti (sairaudet, onnettomuudet jne.).

Työajan käytön tehokkuutta on vaikea arvioida. Kuinka paljon aikaa menee projektin todelliseen edistämiseen? Kuinka iso osa ajasta kuluu projektin puitteiden ylläpitoon (kokoukset tms.)? Keskimääräiseksi tehokkuudeksi on arvioitu 70 %. Virheitä ja väärinkäsityksiä sattuu varmasti.

Toimintojen keston arviointimenetelmiä

  • samankaltaisuus toisten vaikkeikaan samojen toimintojen kanssa
  • historiallinen tieto aikaisemmista projekteista
  • asiantuntijoiden arviot
  • Delphi-tekniikka
    • ryhmässä tehtävä menetelmä, jossa ryhmän kunkin jäsenen itsenäisten arvioiden jälkeen käydään keskustelua arvioiden perusteista, jonka jälkeen pyritään vaiheittain kohti kaikille kelpaavaa ratkaisua
  • kolmen pisteen tekniikka
    • Estimaatti = (Optimistinen + 4 x Todennäköinen + Pessimistinen) / 6

Projektiverkosto (tehtäväverkko)

Menetelmiä ja taustoja

  • Kriittisen polun menetelmä – Critical Path Method (CPM)
  • Program Evaluation and Review Technique (PERT): CPM + todennäköisyyksiä ja ajankohtajakaumia
  • Precedence Diagramming Model (PDM) eli Activity-on-node -verkko
  • käyttävät (nuoli)diagrammeja toimintojen keskinäisten riippuvuuksien tarkasteluun

Projektiverkosto

  • verkkodiagrammi
    • projektin tehtävien loogisten riippuvaisuuksien skemaattinen kuvaus
  • määritelmiä
    • työ – task: hyvinmääritely, diskreetti (epäjatkuva) toimenpide
    • tehtävä – activity: voi koostua useammasta työstä
    • kriittinen tehtävä: tehtävä, joka on saatava valmiiksi tiettyyn ajankohtaan mennessä; tehtävä, jossa ei ole pelivaraa
    • kriittinen polku: niiden tehtävien ketju, jotka määräävät projektin aikaisimman mahdollisen päättymisajankohdan
    • pelivara – float: aika, jonka tehtävä voi lykkääntyä ilman, että projekti kokonaisuudessaan lykkääntyy

Tehtävien väliset riippuvuudet

  • FS: Finish-to-start
    • kun A päättyy, B voi alkaa
  • FF: Finish-to-finish
    • kun A päättyy, B voi päättyä
  • SS: Start-to-start
    • kun A alkaa, B voi alkaa
  • SF: Start-to-finish:
    • kun A alkaa, B voi päättyä

Riippuvuuksien kuvaus activity-on-node –diagrammeissa

../pics/071.gif

Projektiverkon rakentaminen

  • lähtökohtana työn ositus (WBS)
  1. Määritellään työpakettien kestot.
../pics/079.gif
  1. Määritellään työpakettien väliset riippuvuudet ja järjestys.
../pics/080.gif
  1. Lasketaan ns. aikainen aikataulu (early schedule) ja myöhäinen aikataulu (late schedule)
../pics/081.gif
../pics/082.gif
  1. Lasketaan tehtävien pelivarat.
  2. Identifioidaan kriittiset tehtävät, ts. tehtävät joiden pelivara = 0
../pics/083.gif

Esimerkki oikeasta kriittisestä polusta

../pics/084.gif

Speksinäytelmä

Aikaisen aikataulun laskeminen

  • ns. forward pass computation
  • Jokaista tehtävää voi edeltää joukko tehtäviä, jotka pitää saada päätökseen ennen kuin seuraava tehtävä voidaan aloittaa. Jotta saadaan selville ketjun viimeisenä olevan tehtävän aikaisin mahdollinen aloitusajankohta, on tarkasteltava kaikkia sitä edeltäviä tehtäviä. Jokaisella näistä tehtävistä on aikaisin mahdollinen päättymisajankohta. Myöhäisin näistä päättymisajankohdista on samalla se hetki, jolloin kaikkia näitä tehtäviä seuraava uusi tehtävä voidaan aloittaa. Lyhemmin voidaan siis sanoa: tehtävän aikaisimmaksi mahdolliseksi alkamisajankohdaksi valitaan myöhäisin sitä loogisesti edeltävien tehtävien aikaisimmista mahdollisista päättymisajankohdista.
  • ES(i+1) = max(EF(i))
  • EF(i) = ES(i) + DU(i)
../pics/074.gif

Myöhäisen aikataulun laskeminen

  • ns. backward pass computation
  • Tehtävää ei voida aloittaa, ennen kuin sitä edeltävät tehtävät on suoritettu loppuun. Täten kullakin tehtävällä on seuraava vaatimus: tehtävän on viimeistään oltava valmis, kun sitä seuraavan tehtävän myöhäisin mahdollinen aloitushetki koitaa. Muutoin seuraavan tehtävän aloitus myöhästyy. Yhden tehtävän lopussa voi odottaa monta uutta tehtävää, joilla kaikilla on oma myöhäisin mahdollinen aloitushetki, jolloin ne voidaan vielä saada valmiiksi. Ensimmäisellä näistä aloitushetkistä on edeltävän tehtävän viimeistään oltava valmis. Tiivistettynä: tehtävän viimeinen mahdollinen päättymisajankohta on aina aikaisin sitä loogisesti seuraavien tehtävien myöhäisimmistä alkamisajankohdista.
  • LF(i) = min(LS(i+1))
  • LS(i) = LF(i) – DU(i)
../pics/076.gif

Pelivaran laskeminen ja kriittiset tehtävät

  • pelivara = LS – ES tai LF – EF
  • kriittisellä tehtävällä pelivara = 0
  • kriittinen polku niiden (kriittisten) tehtävien sekvenssi, joiden pelivara = 0
  • kriittinen polku samalla projektin kokonaiskesto annetuissa ajallisissa puitteissa
  • kriittisen tehtävän myöhästyminen johtaa koko projektin myöhästymiseen
../pics/078.gif

Projektin nopeuttaminen, tiivistäminen tai tehostaminen

  • concurrent engineering
    • projektin ja tehtävien vuorovaikutuksen suunnittelu siten, että loogisesti toisiaan seuraavia tehtäviä voidaan toteuttaa päällekkäisesti
  • fast tracking
    • samoja piirteitä kuin CE:ssä
    • tavoitteena kuitenkin projektin keston tiivistäminen kaikin mahdollisin keinoin
    • tehtävien aikataulutus päällekkäiseksi, vaikka ne normaalisti toteutettaisiin sekvenssissä
    • kimmokkeena projektin loppupuolen korkeiden pääomakustannusten vähentäminen
  • molemmat lisäävät kriittisten tehtävien määrää ja siten myöhästymisriskiä

Pohdittavaa

  1. Määrittele
    1. Gantt-kaavio
    2. etapit
    3. concurrent engineering
    4. fast-tracking
    5. pelivara
  2. Mikä on kriittinen polku ja miten se koostetaan?
  3. Mitä erilaisia tapoja on aikatauluttaa projekti? Erittele niiden hyviä ja huonoja puolia lyhyesti.