Yliopiston etusivulle Suomeksi
Helsingin yliopisto
clt310pro: Projektinhallinta - kevät 2006

Yhteystiedot

Yleisen kielitieteen laitos
PL 9 (Siltavuorenpenger 20 A)
00014 Helsingin yliopisto

Puhelinvaihde +358 (09) 1911
Faksi +358 (09) 191 29307

Kontrolli ja raportointi

Kontrollilla tarkoitetaan projektin tapahtuneen etenemisen vertaamista suunniteltuun etenemiseen. Kyseessä on säännöllinen prosessi. Jokainen projekti vaatii seurantaa (monitorointi).

Seuranta on tiedon keruuta projektin edistymisestä ja tämän tiedon analysointia suunnitelmasta poikkeamisen havaitsemiseksi. Tiedonkeruulle on löydettävä optimaalinen tarkkuustaso. Tämä on tärkeää, sillä tiedonkeruun kustannukset kasvavat tarkkuuden myötä. Jossain vaiheessa tiedonkeruun kustannukset ylittävät kontrollin tarkentumisesta saatavat säästöt.

Seuraamalla projektin etenemistä voidaan tarvittaessa suorittaa korjaavia toimenpiteitä. Projektit ovat systeemejä, jotka voivat mennä epäkuntoon aivan niin kuin mikä tahansa systeemi. Jos projekti menee epätasapainoon, tasapainotila täytyy palauttaa.

Raportointi (A:234-240)

Tehokas raportointijärjestelmä perustuu projektisuunnitelman rakenteeseen. Mittauksen kohteet ja tarkkuus ovat samat kuin projektisuunnitelmassa. Raportoinnin toteuttamisella on selkeät ohjeet. Raportointityön tulisi vaatia työntekijöiltä mahdollisimman vähän aikaa (esim. raportoidaan ainoastaan muutokset).

Raportointi on säännöllistä. Raportit johtavat selkeään keskusteluun ja lyhyisiin/tehokkaisiin kokouksiin. Raportoinnin tulisi varoittaa ongelmista ja antaa rakenteensa puitteessa mahdollisuus nähdä ongelmaan vaikuttavat syyt ja suhteet.

Raportoinnin tulisi kattaa projektin kaikki keskeiset ja relevantit näkökulmat:

  • laajuus
  • aika
  • kustannukset
  • resurssit
  • riskit
  • toimitukset
  • hankinnat
  • asiakkaan palaute

Kustannukset tulisi kirjata aikaisimmassa mahdollisessa vaiheessa. Tällä tarkoitetaan hetkeä, jolloin kustannuksen suuruus varmuudella tiedetään, vaikkakin se maksettaisiin paljon myöhemmin.

Raporttien vastaanottajina ovat projektin eri sidosryhmät. Eri sidosryhmille toimitetaan erimuotoisia raportteja. Eri sidosryhmille toimitetaan raportteja myös eri aikavälein. Raporttien on eroistaan huolimatta silti vastattava sisällöltään ja rakenteeltaan toisiaan. Raporteissa ei saa olla ristiriitaista tietoa.

Sisäiset raportit ovat yksityiskohtaisia. Niitä käytetään projektien päivittäiseen johtamiseen tai tiedonlevitykseen. Ulkoiset raportit puolestaan ovat yhteenvetoja projektin etenemisestä. Ylimalkaisemman raportin pohjalta on voitava edetä suoraviivaisesti kohti tarkempia tietoja, esimerkiksi yrityksen johdolle suunnitellusta raportista kohti jonkin yksittäisen ongelmatilanteen yksityiskohtia.

Raportteja voidaan joutua tarjoamaan:

  • projektin asiakkaalle
  • projektin emo-organisaation johdolle

Toisaalta niitä myös vastaanotetaan esim.:

  • projektin alihankkijoilta osaprojekteista

Raporttityyppejä

  • janakaavio (Gantt-kaavio)
    • toteutuneen ja suunnitellun aikataulun
  • liikennevaloraportti (RAG)
  • projektin osa-alueiden edistymisen tilan raportointi (vihreä = suunnitelman mukaan; keltainen = pieniä hallittavia ongelmia; punainen = varoituskriteerit ylittävä ongelma)
  • S-käyräraportti
    • kustannusten kertymisen ja varianssin tarkkailu
  • etappitrendikaavio (varianssiraportointi, kuten S-käyrä)
  • liikkeenjohdon yhteenveto
    • tekstiä, numeroita ja kaavioita projektin etenemisestä poikkeamineen, nykytilasta sekä tulevaisuudesta ja tähän liittyvistä riskeistä ja mahdollisuuksista nykytilanteen perusteella

Pohdittavaa

  1. Mitä eroa on sisäisellä ja ulkoisella raportilla?
  2. Erittele lyhyesti eri raporttityyppejä.
  3. Keille raportteja pitää tarjota ja miksi?